REGISTRE DE TRAITEMENT DE L'ENTREPRISE 

Responsable du traitement des données:

Dénomination L'Instant SRL

Adresse Rue Nestor Martin 319 1082 Bruxelles

Numéro d’entreprise BE 0739.915.307

Téléphone +32483000850

Adresse e-mail raphael.galante@instant-pilates.com

Site web www.instant-pilates.com

Coordonnées du représentant du responsables du traitement des données

Nom Galante Raphaël

Adresse Rue Nestor Martin 319 1082 Bruxelles

Téléphone +32483000850

Adresse e-mail raphaelgalante@yahoo.fr

Ce registre inclut notamment les traitements de données personnelles ayant pour

finalités la gestion des fournisseurs, la gestion comptable et des mesures de

Sécurité de l’entreprise ainsi que l’administration des actionnaires et des associés.

Table des matières Registre des traitements de la gestion de l’entreprise

1. Gestion des fournisseurs

2. Gestion comptable

3. Administration des actionnaires et des associés

4. Sécurité

1. Gestion des fournisseurs

Description plus précise de la finalité :

! Gestion relation fournisseur

! La gestion du contentieux, y compris le recouvrement de créances.

Catégories de personnes concernées par le traitement

! Les fournisseurs

! Les personnes de contact du fournisseur

! Le responsable de traitement

Catégories de données collectées

! Données d’identification personnelles : nom, titre, adresse (privée et

professionnelle), adresses antérieures, numéro de téléphone (privé,

professionnel), identifiants attribués par le responsable du

traitement.

! Données d’identification, émises par les services publics, autres que

le numéro de registre national : numéro de carte d’identité, de

passeport, de permis de conduire, de pension, de plaque

d’immatriculation, ...

! Données d’identification électroniques : adresses IP, cookies,

moments de connexion, ...

! Données de localisation électroniques : GSM, GPS,...

! Données d’identification financières : numéros d’identification et de

comptes bancaires, numéros de cartes de crédit ou de débit, codes

secrets.

! Transactions financières : montants dus et payés par la personne

fichée, crédit alloué, avals, modes de paiement, aperçu des

paiements, dépôts et autres garanties.

! Conventions et accords : détails des accords ou des conventions

commerciales, accords de représentation ou de conventions

juridiques, détails relatifs aux agents.

! Licences détenues.

Durées de conservation des données

! 5 ans pour les contrats conclus dans le cadre d’une relation

commerciale

! 5 ans pour les documents bancaires : relevés bancaires, talons de

chèque…

! 10 ans à compter de la clôture de l’exercice pour les documents

comptables : livres et registres comptables, bons de commande, bons

de livraison, factures clients et fournisseurs…

! 30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens

immobiliers et fonciers

Catégories des destinataires ayant accès aux données

! Responsable de traitement

! Le personnel du responsable de traitement

! Sous-traitants du responsable de traitement

! Services publics

Méthodes de collecte des données

! Bon de commande

! Factures

! Livres comptables

! Formulaire

! Téléphone

Ce traitement n’implique pas des données sensibles.

Ce traitement n’implique pas des transferts des données hors Europe.

Les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour

ce traitement sont appliquées.

2. Gestion comptable

Description plus précise de la finalité :

! Gestion comptable

! La gestion du contentieux, y compris le recouvrement de créances.

! Gestion des réclamations et du service après-vente

! Lutte contre la fraude et infractions de la clientèle

Catégories de données collectées

! l'identité : civilité, nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone (fixe

et/ou mobile), numéro de télécopie, adresses de courrier électronique,

date de naissance, code interne de traitement permettant l'identification

du client

! les données relatives aux moyens de paiement : relevé d'identité postale

ou bancaire, numéro de chèque, numéro de carte bancaire, date de fin

de validité de la carte bancaire, cryptogramme visuel

! les données relatives à la transaction telles que le numéro de la

transaction, le détail de l'achat, de l'abonnement, du bien ou du service

souscrit

! les données relatives au suivi de la relation commerciale : demandes de

documentation, demandes d'essai, produit acheté, service ou

abonnement souscrit, quantité, montant, périodicité, adresse de

livraison, historique des achats et des prestations de services, retour des

produits, origine de la vente (vendeur, représentant, partenaire, affilié)

ou de la commande, correspondances avec le client et service aprèsvente,

échanges et commentaires des clients et prospects, personne(s)

en charge de la relation client

! les données relatives aux règlements des factures : modalités de

règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés n'entraînant pas

une exclusion de la personne du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou

d'un contrat

Catégories de personnes concernées par le traitement

! Le responsable du traitement

! Les fournisseurs

! Les clients

Catégories des destinataires ayant accès aux données

! Responsable de traitement

! Le personnel du responsable de traitement

! Sous-traitants du responsable de traitement

! Banques et sociétés d'assurances

! Personne concernée elle-même

! Les relations personnelles de la personne enregistrée

! Conseillers professionnels de la personne enregistrée

! Employeur ou relations de travail de la personne enregistrée

! Services publics

Durées de conservation des données

! 5 ans pour les contrats conclus dans le cadre d’une relation

commerciale

! 5 ans pour les documents bancaires : Relevés bancaires, talons de

chèque…

! 10 ans à compter de la clôture de l’exercice pour les documents

comptables : livres et registres comptables, bons de commande, bons

de livraison, factures clients et fournisseurs…

! 30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens

immobiliers et fonciers

Méthodes de collecte des données

! Bon de commande

! Factures

! Livres comptables

! Formulaire

! Téléphone

Ce traitement n’implique pas des données sensibles.

Ce traitement n’implique pas des transferts des données hors Europe.

Les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour

ce traitement sont appliquées.

3. Administration des actionnaires et des associés

Description plus précise de la finalité :

! Traitements liés à l’administration des actionnaires et des associés

Catégories de personnes concernées par le traitement

! Le responsable du traitement

! Les actionnaires

! Les associés

! Les bénéficiaires effectifs

Catégories de données collectées

! l'identité : civilité, nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou

mobile), numéro de télécopie, adresses de courrier électronique, date de

naissance, code interne de traitement permettant l'identification

Durées de conservation des données

! Le temps nécessaire à la finalité pour les registres de titres nominatifs,

ordres et registres des mouvements de titres

! 3 ans (3 derniers exercices) pour les convocations, feuilles de présence et

pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des

commissaires aux comptes

! 5 ans pour les registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils

d’administration

Catégories des destinataires ayant accès aux données

! Responsable de traitement

! Le personnel du responsable de traitement

! Comptable

! Notaire

! Banques et compagnies d’assurances

! Personne concernée elle-même

! Les relations personnelles de la personne enregistrée

! Services publics

Méthodes de collecte des données

! Registre des actionnaires

! Statut publié

! Pacte associés

Ce traitement n’implique pas des données sensibles.

Ce traitement n’implique pas des transferts des données hors Europe.

Les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour

ce traitement sont appliquées.

4. Gestion de la Sécurité au sein de l’entreprise

Description plus précise de la finalité :

! Le traitement de données à caractère personnel en vue de garantir la

sécurité de personnes ou des biens.

! Enregistrement des visiteurs dans le cadre d’un contrôle d’accès en dehors

des traitements liés à la Vidéoprotection ou vidéo-surveillance

Catégories de personnes concernées par le traitement

! Les visiteurs

! Les fournisseurs

! Le responsable de traitement

Catégories de données collectées

! Les données d'identification : nom et adresse professionnelle du visiteur ;

identification de son employeur ; identification de son véhicule ; nom,

section et fonction de la personne visitée ; jour et heure de visite

Durées de conservation des données

! Temps nécessaire à la finalité

! Une semaine

Catégories des destinataires ayant accès aux données

! Responsable de traitement

! Personnel habilité du responsable de traitement

! Services ou entreprises responsable de la sécurité pour le responsable du

traitement

! Personne concernée elle-même

! Justice et services de police

Méthodes de collecte des données

! Registre des visiteurs

! Agenda

Ce traitement n’implique pas des données sensibles.

Ce traitement n’implique pas des transferts des données hors Europe.

Les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour

ce traitement sont appliquées.