REGISTRE DE TRAITEMENT DE L'ENTREPRISE
Responsable du traitement des données:
Dénomination L'Instant SRL
Adresse Rue Nestor Martin 319 1082 Bruxelles
Numéro d’entreprise BE 0739.915.307
Téléphone +32483000850
Adresse e-mail raphael.galante@instant-pilates.com
Site web www.instant-pilates.com
Coordonnées du représentant du responsables du traitement des données
Nom Galante Raphaël
Adresse Rue Nestor Martin 319 1082 Bruxelles
Téléphone +32483000850
Adresse e-mail raphaelgalante@yahoo.fr
Ce registre inclut notamment les traitements de données personnelles ayant pour
finalités la gestion des fournisseurs, la gestion comptable et des mesures de
Sécurité de l’entreprise ainsi que l’administration des actionnaires et des associés.
Table des matières Registre des traitements de la gestion de l’entreprise
1. Gestion des fournisseurs
2. Gestion comptable
3. Administration des actionnaires et des associés
4. Sécurité
1. Gestion des fournisseurs
Description plus précise de la finalité :
! Gestion relation fournisseur
! La gestion du contentieux, y compris le recouvrement de créances.
Catégories de personnes concernées par le traitement
! Les fournisseurs
! Les personnes de contact du fournisseur
! Le responsable de traitement
Catégories de données collectées
! Données d’identification personnelles : nom, titre, adresse (privée et
professionnelle), adresses antérieures, numéro de téléphone (privé,
professionnel), identifiants attribués par le responsable du
traitement.
! Données d’identification, émises par les services publics, autres que
le numéro de registre national : numéro de carte d’identité, de
passeport, de permis de conduire, de pension, de plaque
d’immatriculation, ...
! Données d’identification électroniques : adresses IP, cookies,
moments de connexion, ...
! Données de localisation électroniques : GSM, GPS,...
! Données d’identification financières : numéros d’identification et de
comptes bancaires, numéros de cartes de crédit ou de débit, codes
secrets.
! Transactions financières : montants dus et payés par la personne
fichée, crédit alloué, avals, modes de paiement, aperçu des
paiements, dépôts et autres garanties.
! Conventions et accords : détails des accords ou des conventions
commerciales, accords de représentation ou de conventions
juridiques, détails relatifs aux agents.
! Licences détenues.
Durées de conservation des données
! 5 ans pour les contrats conclus dans le cadre d’une relation
commerciale
! 5 ans pour les documents bancaires : relevés bancaires, talons de
chèque…
! 10 ans à compter de la clôture de l’exercice pour les documents
comptables : livres et registres comptables, bons de commande, bons
de livraison, factures clients et fournisseurs…
! 30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens
immobiliers et fonciers
Catégories des destinataires ayant accès aux données
! Responsable de traitement
! Le personnel du responsable de traitement
! Sous-traitants du responsable de traitement
! Services publics
Méthodes de collecte des données
! Bon de commande
! Factures
! Livres comptables
! Formulaire
! Téléphone
Ce traitement n’implique pas des données sensibles.
Ce traitement n’implique pas des transferts des données hors Europe.
Les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour
ce traitement sont appliquées.
2. Gestion comptable
Description plus précise de la finalité :
! Gestion comptable
! La gestion du contentieux, y compris le recouvrement de créances.
! Gestion des réclamations et du service après-vente
! Lutte contre la fraude et infractions de la clientèle
Catégories de données collectées
! l'identité : civilité, nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone (fixe
et/ou mobile), numéro de télécopie, adresses de courrier électronique,
date de naissance, code interne de traitement permettant l'identification
du client
! les données relatives aux moyens de paiement : relevé d'identité postale
ou bancaire, numéro de chèque, numéro de carte bancaire, date de fin
de validité de la carte bancaire, cryptogramme visuel
! les données relatives à la transaction telles que le numéro de la
transaction, le détail de l'achat, de l'abonnement, du bien ou du service
souscrit
! les données relatives au suivi de la relation commerciale : demandes de
documentation, demandes d'essai, produit acheté, service ou
abonnement souscrit, quantité, montant, périodicité, adresse de
livraison, historique des achats et des prestations de services, retour des
produits, origine de la vente (vendeur, représentant, partenaire, affilié)
ou de la commande, correspondances avec le client et service aprèsvente,
échanges et commentaires des clients et prospects, personne(s)
en charge de la relation client
! les données relatives aux règlements des factures : modalités de
règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés n'entraînant pas
une exclusion de la personne du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou
d'un contrat
Catégories de personnes concernées par le traitement
! Le responsable du traitement
! Les fournisseurs
! Les clients
Catégories des destinataires ayant accès aux données
! Responsable de traitement
! Le personnel du responsable de traitement
! Sous-traitants du responsable de traitement
! Banques et sociétés d'assurances
! Personne concernée elle-même
! Les relations personnelles de la personne enregistrée
! Conseillers professionnels de la personne enregistrée
! Employeur ou relations de travail de la personne enregistrée
! Services publics
Durées de conservation des données
! 5 ans pour les contrats conclus dans le cadre d’une relation
commerciale
! 5 ans pour les documents bancaires : Relevés bancaires, talons de
chèque…
! 10 ans à compter de la clôture de l’exercice pour les documents
comptables : livres et registres comptables, bons de commande, bons
de livraison, factures clients et fournisseurs…
! 30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens
immobiliers et fonciers
Méthodes de collecte des données
! Bon de commande
! Factures
! Livres comptables
! Formulaire
! Téléphone
Ce traitement n’implique pas des données sensibles.
Ce traitement n’implique pas des transferts des données hors Europe.
Les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour
ce traitement sont appliquées.
3. Administration des actionnaires et des associés
Description plus précise de la finalité :
! Traitements liés à l’administration des actionnaires et des associés
Catégories de personnes concernées par le traitement
! Le responsable du traitement
! Les actionnaires
! Les associés
! Les bénéficiaires effectifs
Catégories de données collectées
! l'identité : civilité, nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou
mobile), numéro de télécopie, adresses de courrier électronique, date de
naissance, code interne de traitement permettant l'identification
Durées de conservation des données
! Le temps nécessaire à la finalité pour les registres de titres nominatifs,
ordres et registres des mouvements de titres
! 3 ans (3 derniers exercices) pour les convocations, feuilles de présence et
pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des
commissaires aux comptes
! 5 ans pour les registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils
d’administration
Catégories des destinataires ayant accès aux données
! Responsable de traitement
! Le personnel du responsable de traitement
! Comptable
! Notaire
! Banques et compagnies d’assurances
! Personne concernée elle-même
! Les relations personnelles de la personne enregistrée
! Services publics
Méthodes de collecte des données
! Registre des actionnaires
! Statut publié
! Pacte associés
Ce traitement n’implique pas des données sensibles.
Ce traitement n’implique pas des transferts des données hors Europe.
Les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour
ce traitement sont appliquées.
4. Gestion de la Sécurité au sein de l’entreprise
Description plus précise de la finalité :
! Le traitement de données à caractère personnel en vue de garantir la
sécurité de personnes ou des biens.
! Enregistrement des visiteurs dans le cadre d’un contrôle d’accès en dehors
des traitements liés à la Vidéoprotection ou vidéo-surveillance
Catégories de personnes concernées par le traitement
! Les visiteurs
! Les fournisseurs
! Le responsable de traitement
Catégories de données collectées
! Les données d'identification : nom et adresse professionnelle du visiteur ;
identification de son employeur ; identification de son véhicule ; nom,
section et fonction de la personne visitée ; jour et heure de visite
Durées de conservation des données
! Temps nécessaire à la finalité
! Une semaine
Catégories des destinataires ayant accès aux données
! Responsable de traitement
! Personnel habilité du responsable de traitement
! Services ou entreprises responsable de la sécurité pour le responsable du
traitement
! Personne concernée elle-même
! Justice et services de police
Méthodes de collecte des données
! Registre des visiteurs
! Agenda
Ce traitement n’implique pas des données sensibles.
Ce traitement n’implique pas des transferts des données hors Europe.
Les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour
ce traitement sont appliquées.